Tietosuojaseloste

Rekisterin nimi
Oulun Matkailu Oy:n (jäljempänä Visit Oulu) asiakas ja markkinointirekisteri sekä uutiskirjerekisteri tallentaa ja käsittelee henkilötietoja EU GDPR:n mukaisesti. Voimme aika ajoin muuttaa tätä tietosuojaselostetta ja siksi suosittelemme, että tarkistat mahdolliset muutokset tarpeesi mukaan.

Rekisterinpitäjä
Oulun Matkailu Oy
Torikatu 18
90100 Oulu
+358 40 1463150
Y-tunnus: 2339167-3

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Yrjötapio Kivisaari / [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Toimintamme pohjautuu lailliseen liiketoimintaan, joten noudatamme GDPR ohjeistusta henkilötietojen tallentamisesta:

• Tiedot, joita henkilöstä tallennamme ovat lainmukaisia, kohtuullisia ja läpinäkyvää käsittelyn osalta.
• Tiedolla on käyttötarkoitussidonnaisuus – esimerkiksi tiedot, joita henkilöistä keräämme, ovat vain tiettyyn käyttötarkoitukseen sidottuja. Emme luovuta tietojasi ulkopuolisille tahoille, ellei siihen ole asianmukaista syytä. Tallennamme vain tarpeellisen tiedon. Pyrimme pitämään tietomme täsmällisinä.
• Rajoitamme tiedon säilytystä – tiedoille on määritelty käyttöikä, jonka jälkeen ne joko automaattisesti tai rutiininomaisesti poistetaan, ellei säilytykselle ole lakiin perustuvaa syytä pitää niitä kauemmin arkistossa.
• Keräämme ja tallennamme tietoa asiakassuhteisiin perustuen tai liiketoimintaan liittyen mahdollisista uusista asiakkaista. Pääasiallisia tiedon käyttötarkoituksia ovat: markkinoinnin suunnittelu ja kohdentaminen, markkinoinnin raportointi ja analysointi ja asiakasviestintä. Visit Oulu käyttää henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin tietosuojalain sallimin tavoin. Uusien mahdollisten asiakkaiden tietojen keruu perustuu yritystoimintaan.

Rekisterin tietosisältö
Tallennamme asiakassuhteeseen liittyen minimitiedot, johon tyypillisesti kuuluu henkilön ja/tai yrityksen yksilöity nimi sekä kontaktitiedot kuten sähköposti ja puhelinnumero.

Kerättyjä tietoja ovat:

• Etu- ja sukunimi
• Yhteystiedot (kuten yrityksen nimi, kontaktitiedot jne.)
• Asiakkuuteen liittyvä muu tekstimuotoinen tieto
• Markkinointilupa tai kielto
• Laskutustiedot
• Evästäiden kautta kerättävät tiedot
• Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
• www-sivujen osoite

Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteinä toimii muun muassa:

• Google Analytics ja sivustolla olevat web-lomakkeet
• Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään rekisterinpitäjän omassa toiminnassa asiakasasioinnin yhteydessä muun muassa puhelimitse, verkkopalvelussa sekä asiakastapahtumissa.
• Lisäksi liiketoimintaan liittyen esimerkiksi uusien asiakkaiden hankintaan liittyen, voimme käyttää esimerkiksi mediasta poimittuja nimiä, joihin voimme ottaa yhteyttä liiketoimintamielessä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Käytämme kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, mitkä saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Visit Oulu pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.

Luovutamme rajoitetusti henkilötietoja muille osapuolille.

Markkinoinnin osalta käytämme ulkopuolisen palveluntuottajan palveluita, jonka kanssa on erillinen sopimus.

Käytämme sähköpostimarkkinointiin Hubspot-, Custobar- ja -uutiskirjetyökalua, jonne tallennamme henkilön nimen ja sähköpostiosoitteen.

Käytämme asiakassuhteiden hoitamiseen myös verkkosivustoamme, jonne tallennamme oheista: henkilön nimi, kontaktitiedot sekä asiakassuhteeseen liittyvät toiminteet kuten tarjouspyynnöt sivustolta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Visit Oululla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset turvallisuuskäytännöt ja prosessit turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.

Rekisteriin sisältyvät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilörekisteriin pääsy on rajattu siten, että järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät käsiksi ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus ja jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään. Henkilötietoja käsittelevällä henkilöstöllä on vaitiolovelvollisuus.

Järjestelmät on suojattu suojausohjelmiston avulla. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja asianmukaisella palomuurilla. Palvelimen ja käyttäjän koneen välinen tietoliikenne kulkee salattuna. Lisäksi rekisterinpitäjän tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muiden teknisten toimenpiteiden avulla. Henkilötietoja sisältävien aineistojen hävitys tehdään tietoturvallisesti.

Tarkastusoikeudet
Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi ja saada sinua koskevat virheelliset tiedot korjatuksi. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista, milloin tahansa, elleivät meidän oikeutettu etumme tai laissa asetettu vaatimus estä joidenkin henkilötietojen poistamista. Tiedot luovutetaan asiakkaalle ymmärrettävässä muodossa kirjallisesti.

Tarkastuspyyntö esitetään kirjallisesti sähköpostitse. Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta. Lisäksi henkilötietoja voidaan poistaa, mikäli asiakas väärinkäyttää palvelua tai harjoittaa palvelun avulla rikollista tai muuta kiellettyä toimintaa. Rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tiedon korjaamiseksi sähköpostitse.

Rekisteröidyn henkilöllisyydestä varmistutaan ennen tietojen antamista.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä rekisteriselosteessa mainittuihin tarkoituksiin, ellei toisin ole sovittu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä. Markkinointikieltoja (soitto, painettu suoramarkkinointi, tekstiviesti ja sähköposti) koskevat tietojen korjauspyynnöt lähetetään sähköpostitse.